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Vorsicht Falle: 7 häufige Fehler bei der Messeplanung

von Per Schwarz

Ein Messeauftritt ist, je nach Größe der Veranstaltung, mit einem großen Aufwand verbunden. Dabei ist nicht unbedingt nur der finanzielle Aufwand gemeint. Vielmehr gilt es zusätzlich viele weitere Punkte zu berücksichtigen, damit der Messeauftritt zu einem echten Erfolg wird. In unserem heutigen Fachartikel zeigen wir Ihnen die 7 häufigsten Fehler bei der Messeplanung, welche Sie möglichst vermeiden sollten.


1. Die Zeitplanung

Für die Messeplanung ist es nie zu früh. Es geht schließlich nicht nur um einen durchdachten Messekalender. Regelmäßige Meetings helfen Pannen zu vermeiden, die Mitarbeiter müssen zu bestimmten Terminen verfügbar sein und die gesamte Urlaubsplanung des Stabs muss auf die Messe abgestimmt werden. Außerdem gilt es Unterkünfte rechtzeitig zu buchen und sich Räumlichkeiten für Nebenveranstaltungen wie z.B. Messepartys zu sichern. Nicht zu vergessen: Der Aufbau des Messestands und die Logistik müsse rechtzeitig vorbereitet werden. Häufiger Fehler bei der Zeitplanung: Die Planung wird zu spät vorgenommen und nicht regelmäßig auf den aktuellen Stand überprüft.

2. Die Budgetplanung

Naturgemäß steht dem Unternehmen nur ein begrenztes Budget für die Messe zur Verfügung. Kluge Köpfe planen deshalb zunächst die Posten ein, die für die Wirkung auf den Kunden von besonderer Bedeutung sind. Dazu gehören neben einem professionellen Messe-Equipment mit z.B. Messetheken, Bannerdisplays, Messevitrinen und Messemöbeln insbesondere hochwertig gedruckte Broschüren und anderes Infomaterial sowie passende Giveaways. Aber auch die komplette An- und Abreiseplanung, die Übernachtungsmöglichkeiten und andere Ausgaben müssen unbedingt in die Budgetplanung einfließen und berücksichtigt werden. Häufiger Fehler bei der Budgetplanung: Das benötigte Budget wird falsch kalkuliert oder zu spät vorgenommen.

3. Der Messebau

Viele Unternehmen sind über das Jahr verteilt auf mehreren Messen vertreten – teilweise sogar auf internationalen Messen im Ausland. Wenn entsprechend häufig Messetermine anstehen, sind robuste und zugleich mobile Messestände eine sinnvolle Wahl. Ideal sind ausbaufähige bzw. erweiterbare Messesysteme wie etwa unser EGO Concept und QuickExpo Messestand, die sich jederzeit flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Damit die Messesysteme den häufigen Auf- und Abbau möglichst unbeschadet überstehen, achten wir bei unseren Produkten auf eine maximale Qualität. Hochwertige Messemöbel wie etwa faltbare Stühle und die luxuriöse Design Bar von Flux, in einem einheitlichen und zeitgemäßen Design, setzen das Unternehmen auf der Messe zusätzlich perfekt in Szene. Häufiger Fehler beim Messebau: Es wird veraltetes, langweiliges oder gar defektes Marketingequipment genutzt.

4. Die Vorab-Werbung

Es nützt wenig einen teuren Messestand auf einer Fachmesse aufzubauen, wenn die wirklich interessierten und potenzieller Kunden nicht wissen, dass ein Unternehmen auf der Messe vertreten ist. Nur eine gezielte Vorab-Werbung informiert die Zielgruppe über die Teilnahme an der Messe. Bestandskunden können hierüber beispielsweise einfach und bequem über den E-Mail-Newsletter, den Firmenblog, in sozialen Netzwerken oder ganz klassische über Direktmarketing-Mailings per Post informiert werden. Potenzielle Neukunden sollten zudem über Hinweis auf der eigenen Website oder Anzeigen in Fachmagazin informiert werden. Häufiger Fehler zum Messestart: Es wird im Vorfeld auf Werbung für die Messeteilnahme verzichtet oder diese nicht konsequent durchgeführt.

5. Das Messepersonal

Das Personal ist das Gesicht des Unternehmens auf der Messe. Die Besucher haben Fragen und das Personal muss diese schnell und kompetent beantworten können. Aus diesem Grund müssen Unternehmen die Mitarbeiter rechtzeitig auswählen und gezielt für die Messe schulen. Auch die Motivation der Mitarbeiter muss während der stressigen Messetage aufrechterhalten werden. Fremdpersonal, wie Messehostessen, sind selten geeignet spezifische Fachfragen zu beantworten. Ihr Einsatz ist nützlich um Prospekte oder Werbegeschenke zu verteilen und um die Besucher zu bewirten, während diese auf ein Beratungsgespräch mit einem fachkundigen Firmenmitarbeiter warten. Häufiger Fehler beim Messepersonal: Es wird auf wenig qualifiziertes oder unmotiviertes Personal gesetzt.

6. Das Werbematerial

Broschüren und andere Informationsunterlagen sollen in erster Linie das Image des Unternehmens widerspiegeln und eine Grundinformation an den Messebesucher vermitteln. Sofern diese nicht aktiv vom Messepersonal verteilt werden, sollte diese möglichst griffbereit in Prospektständern bereitgestellt werden, denn versteckte Werbematerialen, die im Schrank oder unter der Messetheke liegen, fehlen ihren Zweck. Wichtig beim Werbematerial und Marketingequipment ist, dass dieses von hoher Qualität ist und damit effektiv die Qualitätsansprüche des jeweiligen Unternehmens unterstreicht. Zudem muss es vom Design und der gesamten Aufmachung zum Erscheinungsbild der Firma und zu den Produkten passen. Häufiger Fehler beim Werbematerial: Die Materialen wirken lieblos und sprechen die potenziellen Kunden einfach nicht an.

7. Das Follow-Up (Nachbereitung)

Nach der Messe heißt es zunächst Bilanz zu ziehen und aus eventuell begangenen Fehlern zu lernen. Ganz wichtig: Jeder muss im Vorfeld wissen, welche Daten und Fakten von den Messestandbesuchern später benötigt werden. Sinnvoll ist es hier Listen von potenziellen Interessenten und deren Daten inklusive einer Priorität zur Nachbearbeitung festzulegen. Nur so kann ein effektives Follow-Up durchgeführt werden, aus dem aus Messebesuchern womöglich echte Neukunden werden. Häufiger Fehler beim Follow-Up: Die Nachbearbeitung erfolgt unorganisiert oder schlimmstenfalls gar nicht.

Das Fazit

Fakt ist: Eine Messe ist nur dann ein Erfolg, wenn sie gut organisiert ist und über eine umfassen Nachbereitung ausgewertet wird. Positive Ergebnisse nützen mehr, wenn sie reproduzierbar werden und sich ausbauen lassen.

 


Ihr NORD DISPLAY Team
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