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Budgetplanung: Worauf sollte man bei seinem Messeauftritt achten?

von Per Schwarz

Wie kann man sein Unternehmen am effizientesten auf einer Messe präsentieren? Diese Frage stellen sich viele Unternehmen, die mit einem Messeauftritt liebäugeln. Ein Messeauftritt kostet Zeit und Geld, daher sollte man sich gut vorbereiten. Hohe Standgebühren, Personalkosten und diverses Werbematerial sind nur einige der anfallenden Posten, die refinanziert werden sollten. Damit der Auftritt gelingt und man auch den gewünschten Effekt erzielt, gibt es einige Punkte, die man beachten sollte. Welche dies sind, erfahren Sie in unserem aktuellen Fachartikel.

Eine frühzeitige Planung spart viel Zeit und Geld

Wichtig ist es, eine klare Zielsetzung zu definieren: Wen möchte ich erreichen und wie? Ein gutes Konzept mit durchdachten Strukturen hilft, seine Pläne effektiv zu realisieren. Ein einheitliches, stimmiges und professionelles Erscheinungsbild des Messestandes ist die Eintrittskarte zum Erfolg. Nicht selten ist der optische Eindruck entscheidend wenn es darum geht die Aufmerksamkeit der Messebesucher auf sich zu lenken.

Wer einen Messeauftritt plant, kommt in der Regel nicht umhin Dienstleistungen anderer Anbieter in Anspruch zu nehmen. Unternehmen, die in diesem Bereich tätig sind, wissen genau um den Druck der entsteht, wenn in letzter Minute noch dies oder das geregelt werden muss. Wer zu spät bucht, muss daher mit deftigen Aufschlägen rechnen. Eine umfassende Planung in allen Bereichen erspart hohe und nicht kalkulierte Kosten, die einen Messeauftritt zu einem finanziellen Desaster machen können.

Um die Finanzen im Griff zu halten, ist eine genaue Budgetplanung daher unerlässlich. Man sollte sich dabei bewusst sein, dass die Kosten für den eigentlichen Messestand in der Regel noch am günstigsten zu Buche schlagen. Die Standmiete für einen Messestand erreicht dagegen schnell Dimensionen, welche die Kosten eines Mittelklassewagens übersteigen. Mehrere tausend Euro für wenige Quadratmeter sind dabei keine Seltenheit. Um das Messebudget in einem überschaubaren Rahmen zu halten, sollte man daher jeden Posten möglichst genau kalkulieren. Zu den zusätzlich zur Standmiete anfallenden Kosten, die man leicht unterschätzt, zählen unter anderem eventuell erforderliche Kosten für das Messepersonal, Übernachtungen, Flüge, Bewirtungskosten und temporäre Anschlüsse für Strom und die Telekommunikation.

Die fünf größten Fehler bei der Budgetplanung

Wer nicht alle anfallenden Kosten bei der Budgetplanung berücksichtigt, sitzt schnell in der Kostenfalle. Hier ein Überblick, worauf man unbedingt achten sollte:

1. Last-Minute-Aufschläge beim Messeauftritt vermeiden

Je früher man ein komplettes Messekonzept in der Tasche hat, desto besser. Man sollte eine gute Planung lieber ein halbes Jahr in der Schublade liegen lassen, statt es in wenigen Tagen und Wochen unter Zeitdruck realisieren zu müssen und damit teure Aufschläge für Dienstleister in Kauf nehmen zu müssen.

2. Späte Buchungen und nicht kalkulierte Posten umgehen

Es empfiehlt sich bis ins Detail zu planen und Mietfläche, Personal, Transport, Logistik Übernachtungen und Verpflegung frühzeitig zu buchen, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, die tiefe Löcher ins Budget reißen können.

3. Less is more

Anstatt mit kostenintensiven Spielereien die Konkurrenz übertrumpfen zu wollen, sollte man lieber auf einen seriösen und angemessenen Messeauftritt setzen. Kunden reagieren auf all zu viel Schnickschnack oftmals sensibel. Weniger ist auch hier oft mehr, was aber natürlich von der jeweiligen Zielgruppe abhängt.

4. Vergleichen kann die Kosten senken

Messebau, Logistik, Transport, Marketingequipment, PR-Konzepte und Co. sind nur schwer kalkulierbare Kosten, wenn die Planung nicht rechtzeitig erfolgt. Hier hilft ein umfassender Vergleich der unterschiedlichen Anbieter, die hier ihre Dienstleistungen anbieten. Ein eigener Projektleiter im Team kann hier wertvolle Dienste leisten und die Kosten deutlich reduzieren.

5. Kostenfalle Regelwerke der Messeveranstalter

Insbesondere bei internationalen Messen steckt der Teufel im Detail. Vertragliche Klauseln binden nicht selten an die Übernahme von Leistungen des Messebetreibers. Bestimmte Arbeiten dürfen zum Beispiel nur von ausgewählten Unternehmen durchgeführt werden und auch ein eigenes Catering kann verboten sein oder sogar Strafgebühren auslösen. Es empfiehlt sich daher diese Kosten im Vorfeld zu prüfen und die Messeplanung entsprechend anzupassen.

Mobile Messestände helfen sparen

Die Vorzüge von wiederverwendbaren Messebauteilen, wie sie von uns angeboten werden, liegen auf der Hand: Man kann das Equipment auf mehreren Messen immer wieder verwenden. Einer der Vorteile liegt auch in einem bestimmten Wiedererkennungswert bei Bestandskunden. Eine stimmige Corporate Idendity kann sich durchaus auch in den Elementen für einen Messeauftritt wiederspiegeln. Bei der Planung einer Kampagne sollte man ganz bewusst bestimmte Strukturen beibehalten. Selbstverständlich kann man PopUp-Faltdisplays, Messetheken, Messe- und Eventmöbel, RollUp-Displays und aufblasbare Messewände auch immer wieder neu arrangieren und gegebenenfalls um weitere Komponenten ergänzen, um so ein nahezu komplett neues Erscheinungsbild für die nächste Messe zu erzeugen.

Das Fazit

Wer sich rechtzeitig auf seinen Messeauftritt vorbereitet, hat viele Gelegenheiten um das Für und Wider abzuwägen und in aller Ruhe nach praktikablen und kostengünstigen Lösungen zu suchen. Mobile Messestände und ein entsprechendes Marketingequipment von Nord Display helfen Ihnen dabei die Kosten für Ihren Messeauftritt möglichst gering zu halten. Überzeugen Sie sich selbst! 


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Ihr NORD DISPLAY Team
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