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Messekosten senken: 11 effektive Methoden mit den man als Aussteller sparen kann

von Per Schwarz

Die traditionelle Messe ist auch in der modernen Internet-Zeit einer der wichtigsten Bestandteile des allgemeinen Marketing-Mixes. So bietet kaum eine andere Plattform ausstellenden Unternehmen ein so großes Potenzial in Bezug auf die Neukundenakquise wie die klassische Warenschau. Allerdings ist die Präsenz als Aussteller immer auch mit einem gewissen Risiko verbunden, da die Kosten im Vergleich zu anderen Marketingmaßnahmen relativ hoch ausfallen. Um das Risiko zu minimieren, haben wir 11 Faktoren zusammengestellt, mit denen sich die Messekosten signifikant senken lassen.

1. Die Organisation macht den Unterschied!

Wer die Messekosten seines Unternehmens drastisch reduzieren möchte, kommt in der Regel nicht um eine detaillierte Planung herum. So ist es enorm wichtig alle Maßnahmen und Aufgaben so früh wie möglich abzuarbeiten, damit alle Termine rechtzeitig eingehalten werden können. Des Weiteren verhindert eine genaue Organisation, dass versteckte Kostenfaktoren übersehen werden, wodurch sich teure Eilzuschläge bereits im Voraus eliminieren lassen.

2. Das richtige Messeequipment kaufen

Es steht außer Frage, dass ein Großteil der Kosten durch das Messeequipment verursacht wird. Aus diesem Grund sollten Unternehmer hier auf möglichst funktionale Elemente setzen, bei denen sich beispielsweise Grafiken und Banner austauschen und so für mehrere Anlässe nutzen lassen. Weiterhin sollte das Equipment sich kompakt zusammenlegen lassen, um teure Transport- und Lagerkosten zu vermeiden.

3. Qualität zahlt sich aus!

Hochwertiges Marketingequipment, wie es von Nord Display angeboten wird, wird im Zuge von Kosteneinsparung gerne durch kostengünstige Alternativen ersetzt, obwohl diese Maßnahme in der Praxis eher kontraproduktiv ist. So geht minderwertiges Equipment wesentlich schneller kaputt, während es häufig gleichzeitig Defizite hinsichtlich der Funktionalität und der Optik aufweist. Aufgrund von notwendigen Nachkäufen, Reparaturen sowie höheren Lager- bzw. Transportkosten erweist sich billiges Equipment langfristig daher häufig als eine teure Fehlinvestition.

4. Grafiken für Banner, Displays & Co rechtzeitig designen

Im Einklang mit Punkt 1 sollten alle benötigten Designs und Grafiken für Werbebanner und mobile Messewände schon weit vor dem eigentlichen Messetermin fertiggestellt werden. Durch die Vermeidung von unnötigen Fehlern bei der Messeplanung können Aussteller bereits hier kostspielige Überstunden vorzeitig ausbremsen. Auch hochpreisige Zusatzkosten können durch die frühzeitige und rechtzeitige Fertigstellung verhindert werden.

5. Werbematerial zusammen produzieren lassen

Das Drucken von Broschüren, Bannern und ähnlichen Materialien stellt für Aussteller ebenfalls eine signifikante Kostenbelastung dar, welche sich allerdings gezielt reduzieren lässt. So können Unternehmen häufig von den Mengenrabatten im Zusammenhang mit Großaufträgen profitieren. Aus diesem Grund sollten Aussteller alle notwendigen Materialien in einem Schwung anfertigen lassen, wodurch die Druckkosten sich effektiv vermindern lassen.

6. Weniger ist mehr!

Das Sprichwort "Klasse statt Masse" trifft es auch beim Thema Messeplanung auf den Punkt. Im Klartext ist damit gemeint, dass Aussteller lieber auf weniger, aber dafür hochwertiges Messeequipment setzen sollten, anstatt auf eine Masse an minderwertigen Werbemitteln zu setzen. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Druck- und Materialkosten sparen, sondern es kann ebenfalls das wichtige Ansehen und Image bei potenziellen Kunden gesteigert werden.

7. Broschüren nach Bedarf wählen

Der Grundsatz „Weniger ist mehr“ aus Punkt 6 betrifft nicht nur das eigentlich Messeequipment, sondern ebenfalls die Anzahl der Unternehmensbroschüren sowie Werbe-und Promotionartikel. Es sollten immer nur so viele Exemplare mitgenommen werden, wie auch wirklich benötigt werden. Um im Zweifel niemanden gänzlich mit leeren Händen gehen lassen zu müssen, können Aussteller alternativ ein Versand auf dem Postweg oder per E-Mail anbieten.

8. Transportkosten reduzieren

Die Höhe der Transportkosten hängt eng mit dem eingesetzten Equipment zusammen. So können beispielsweise clevere mobile Messestände mit Faltmechanik das notwendige Transportvolumen und damit auch die Kosten senken. Leichtes Messeequipment wie unter anderem Messestände aus Aluminium können ebenfalls das Transportgewicht drastisch reduzieren. In Bezug auf die Transportkosten zahlt sich ebenfalls eine genaue Planung aus, sodass Aussteller genau wissen sollten, wie viele Container benötigt werden und welches Gewicht diese erzeugen.

9. Anreisekosten senken

Auch hinsichtlich der Anreise für die Mitarbeiter und das Messepersonal zahlt sich eine detaillierte sowie frühzeitige Planung in jedem Fall aus. Wer Zugfahrten, Flüge, Transporte und Hotels rechtzeitig bucht, muss für gewöhnlich wesentlich weniger Geld auf den Tisch legen. Zudem sollten Aussteller beim Buchen nicht vor Fragen nach Gruppentarifen oder Sonderkonditionen zurückschrecken.

10. Aufbau clever planen

Es ist absolut zu empfehlen sich im Zuge des Standaufbaus ausschließlich auf normale Arbeitszeiten zu beschränken. Auf diese Weise können sich Aussteller sich teuren Zuschlägen wie beispielsweise im Fall von Wochenendarbeit schützen. Auch Überstunden sollten beim Aufbau unter allen Umständen vermieden werden.

11. Dienstleistungen rechtzeitig in Anspruch nehmen

Grundsätzlich sollten Unternehmen zusätzliche Dienstleistungen wie Telefonanschluss, Internet, Strom oder Wasserversorgung spätestens zehn Tage vor Messebeginn bestellen. Die Praxis zeigt nämlich, dass die Kosten zu einem späteren Zeitpunkt im Schnitt um ein Fünftel höher ausfallen. Des Weiteren sollten Aussteller die benötigte Kapazität großzügig bemessen, um Engpässe und Zuschläge zu verhindern.

 

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