Ein neuer Messeauftritt steht vor der Tür und wieder stellt sich die alles entscheidende Frage: Wie kann man kostengünstig so viele Personen wie möglich an den eigenen Messestand bekommen? Messen bieten die beste Möglichkeit um erfolgsversprechende Geschäftsbeziehungen zu knüpfen und in den direkten Kontakt mit Bestands- und Neukunden zu treten. Zudem können neue Produkte effektiv und professionell vorgestellt oder einfach über die aktuellsten Geschäftsentwicklungen diskutiert werden.

Wie erfahren die Kunden vom Ihrem Messeauftritt?

Ein Großteil der Besucher besucht Messen eher unregelmäßig – oft aufgrund der großen Entfernungen, einem fehlenden Interesse oder auch anderer terminlicher Verpflichtungen. Viele sind jedoch auch einfach unentschlossen oder informieren sich schlicht nicht ausreichend über mögliche interessante Messen. E-Mails und Newsletter können hier als kostengünstige Informationsquelle gezielt eingesetzt werden, um diese Personen auf die Messe und den eigenen Messeauftritt aufmerksam zu machen und so als zusätzliche Besucher am Messestand zu gewinnen. Die E-Mail als Push-Methode kann also zusätzlich den Messeerfolg steigern.

Die Frage ist nun: Wie können E-Mails konkret dafür eingesetzt werden? Die folgenden Tipps geben Tipps über die wichtigsten Punkte die, richtig eingesetzt, sowohl Bestands- als auch Neukunden zu einem Messebesuch motivieren und effektiv an den eigenen Messestand lotsen können…

1. Zielgruppe genau erfassen

Nicht jeder E-Mail-Kontakt kann erfolgreich zu einem Messebesuch überzeugt werden. Es sollten daher zunächst die erfolgversprechendsten Kunden in der Datenbank priorisiert werden. Wichtig ist dabei immer, dass eine entsprechende Einwilligung zum Empfang von E-Mails seitens des Empfängers besteht. Dies gilt es vor den nachfolgenden Punkt sicherzustellen. Bei Bestandskunden sollte dies aber in der Regel zutreffen.

2. Packender Betreff mit Eye-Catcher Effekt

Die Betreffzeile einer E-Mail ist der Schlüssel zum Erfolg. Langweilig, ausschweifend oder missverständlich formuliert verschreckt es die Leser eher als dass er zum Weiterlesen animiert. Kurz, knackig, interessant - dies sind die Schlüsselwörter für die Formulierung, denn der Empfänger soll schließlich neugierig auf den tatsächlichen Inhalt gemacht werden.

3. Personalisierte Ansprache

Nichts ist uninteressanter als unpersönliche Massen-E-Mails, die schon fast an Spam erinnern. Die Leser möchten stattdessen persönlich angesprochen werden und für sie nützliche Informationen erhalten. Es sollte also eine persönliche Anrede in Betreff, Begrüßung und Ansprachen genutzt werden, welche perfekt auf die persönlichen Bedürfnisse der Zielgruppe zu geschnitten ist.

4. Wichtige Informationen zuerst

Viele Menschen sind ungeduldig und wollen alle wichtigen Informationen auf einen Blick erfassen können. Daher sollte man das eigentliche Anliegen kurz und prägnant ansprechen. Lange Vorreden oder Schachtelsätze verschrecken die Leser eher, als dass sie ihr Interesse weiter aufrechter halten. Wichtige Informationen sollten daher möglichst am Anfang der E-Mail geliefert werden.

5. Standnummer nennen

Eine große Messe erinnert mit seinen zahlreichen Gängen nicht selten an einen Irrgarten. Die Empfänger sollten immer direkt an den eigenen Stand und nicht nur zu Messe allgemein einladen werden. Dazu sollten die Hallen- und Standnummer in der Vordergrund gerückt werden – möglicherweise sogar mit einem nützlichen Lageplan der Messe als Anhang.

6. Incentives nutzen

Der Erfolg einer E-Mail Kampagne steht und fällt nicht selten mit passenden Incentives, die den Empfängern auch einen Mehrwert bieten. Solche Incentives müssen daher auf die Zielgruppe zugeschnitten sein, um einen motivierenden Effekt zu besitzen. Kostenlose Eintrittskarten, kostenlose Beratungen direkt am Stand, Überraschungsgeschenke oder die exklusive Vorführung des neuesten Produkts können den Empfänger als Specials von einem Messe- und Standbesuch überzeugen.

7. Namen der Aussteller nennen

Durch die Nennung aller anwesenden Mitarbeiter wird gleich zu Anfang eine Hemmschwelle überwunden, der Kontakt wird noch persönlicher und Gespräche können am Stand wesentlich ungezwungener begonnen und geführt werden. Möglicherweise wird dem Empfänger sogar ein persönlicher Ansprechpartner mit Foto auf der Messe in der E-Mail genannt.

8. Rechtliche Rahmenbedingungen beachten

E-Mails, Newsletter und andere elektronische Rundschreiben bewegen sich oftmals auf rechtlichen Grenzlinien. Es muss daher immer eine gültige E-Mail-Adresse inkl. Impressum angegeben werden um den Absender kontaktieren zu können, die Betreffzeile muss verständlich formuliert werden und es muss immer eine deutliche und funktionierende Möglichkeit eines Opt-outs angegeben werden. Sollte ein Empfänger tatsächlich keine E-Mails mehr empfangen wollen, muss dieser Wunsch auch eingehalten werden – z.B. über Filterfunktionen oder eine komplette Löschung aus der Datenbank.

9. Reminder als Unterstützung

Die E-Mail-Verteilung sollte in verschiedenen Stufen erfolgen. Der Erstversand sollte 1-2 Monate vor der Messeveranstaltung durchgeführt werden. Etwa 2 Wochen vor der Messe kann der Versand als Erinnerung nochmals wiederholt werden. Ungefähr 2-3 Tage vor Messebeginn kann nochmals eine kurze Erinnerung mit allen wichtigen Informationen als E-Mail verschickt werden. Idealerweise verknüpft man dies noch mit einem besonderen Highlight als letzten Motivator - z.B. die Chance auf tolle Giveaways am Messestand.

10. Nach der E-Mail ist vor der E-Mail

Wie beim Messeauftritt selbst sollte hinterher auch hier eine Analyse stattfinden. Wichtige Fragestellungen sollten dabei sein: Haben alle E-Mails den Empfänger erreicht oder gab es ungültige Rückläufer? Gab es positives und negatives Feedback auf die Kampagne und wie kann man dieses für die nächste Aktion nutzen? Wie hoch war die Anzahl der Opt-outs während der einzelnen Reminder-Stufen und wie kann man diese optimieren? etc.

Fazit

E-Mails sind eine sehr kostengünstige und zugleich sehr effektive Möglichkeit um Neu- und Altkunden zu erreichen und für den eigenen Messeauftritt zu begeistern. Messeerfolg ist planbar - mit einer gezielten Messevorbereitung.

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