Eine Messe muss von einem Unternehmen gut vorbereitet sein, denn nicht selten werden Unternehmen bereits auf Messen erste Aufträge erteilt. Ebenso sind Messen für Unternehmen mitunter die besten Gelegenheit, um sich einem Fachpublikum präsentieren und Neukunden akquirieren zu können. Daher besitzt der Messe- oder Ausstellungsstand die grundlegende Funktion einer „Visitenkarte“ des sich hier präsentierenden Unternehmens, während die Mitarbeiter die ersten Ansprechpartner für potenziellen Kunden sind. Nur für diese Situation geschultes und fachlich überzeugendes Personal kann das Unternehmen auf einer Messe adäquat repräsentieren und für einen nachhaltig guten Eindruck bei den Gästen des Messestandes sorgen.

Die eigenen Mitarbeiter des Unternehmens haben das Know-how

Auf einem Messestand sollten ausreichend Mitarbeiter des eigenen Unternehmens als Ansprechpartner für die Gäste- oder Neukundenbetreuung anwesend sein. Externes Personal kann noch so gut geschult sein, aber bis in die kleinsten Detailfragen können diese Mitarbeiter in vielen Fällen jedoch nicht ausreichend Auskunft geben. Nur interne Mitarbeiter - z.B. aus der Produktion, der Technik oder dem Vertrieb - sind mit den Produkten des Unternehmens so gut vertraut, dass sie weitergehende technische oder inhaltliche Fachfragen ausreichend gut beantworten können. Ebenso kann es für ein Unternehmen unangenehm sein, wenn z.B. langjährige Kunden oder Geschäftspartner den Messestand aufsuchen und diese dort von den Mitarbeitern nicht sofort erkannt oder nicht ihrer Position entsprechend in Empfang genommen werden. Diese internen Mitarbeiter sollten deshalb in jedem Fall an dem Stand des Unternehmens anwesend sein.

Treffen potenzielle Neukunden auf einer Messe auf einen schlecht informierten Mitarbeiter, kann das Unternehmen sogar einen nachhaltigen Imageschaden erleiden. Weiterhin müssen interne Mitarbeiter auf der Messe vertreten sein, die befugt sind verbindliche Angebote zu kalkulieren und abzugeben. Da nicht selten schon direkt am Messestand wichtige Verhandlungen durchgeführt, Aufträge erteilt und teilweise sogar komplette Kaufabschlüsse abgewickelt werden, können diese Aufgaben nur von hierzu berechtigtem Personal übernommen werden. Eine Verweisung oder Verschiebung des Kauf- oder Abschlussinteresses kann sich ebenfalls äußerst negativ auf das Unternehmen auswirken. Im schlimmsten Fall so, dass ein ursprünglich bekundetes Kaufinteresse im Nachhinein wieder zurückgenommen wird und der Interessent zu einem Mitbewerber wechselt.

Wie kann externes Personal den Messeauftritt unterstützen?

Externes Messepersonal - oft in Form von Messehostessen - soll heutzutage den Messestand nicht mehr nur als ein optischer Blickfang bereichern. Diese Mitarbeiter sind in vielen unterschiedlichen Bereichen für verschiedene Aufgaben besonders ausgebildet und werden in gewissem Rahmen auch speziell für den Messeauftritt des jeweiligen Unternehmens geschult. So kann externes Messepersonal für die Begrüßung der Gäste, für spezielle Werbeaktionen während der Messe (z. B. für das Verteilen von Flyern oder kleinen Giveaways), als Catering-Personal, für die Bereitstellung und den Aufbau von Marketingequipment, als Assistenten der internen Mitarbeiter (z.B. bei Erfassung von Kontaktdaten von Interessenten) oder auch als Fremdsprachenpersonal auf internationalen Messen eingesetzt werden. Wichtig beim Einsatz von internem und externem Personal ist dabei immer, dass das Unternehmen bestmöglich präsentiert wird.

Welche Fähigkeiten sollte das interne und externe Messepersonal aufweisen?

Neben den für die unterschiedlichen Aufgaben mitzubringenden fachlichen Ausbildungen werden von professionellen Messemitarbeitern auch sogenannte Soft-Skills erwartet. Diese sind in erster Hinsicht, ein sauberes und adrettes Äußeres, sowie der Situation an einem Messestand angepasstes adäquates Auftreten. Ein hohes Maß an Hilfsbereitschaft und Freundlichkeit gegenüber den Gästen an einem Messestand sind ebenfalls von großer Bedeutung. Vielfach wird externes Messepersonal für den Umgang mit Messegästen und damit potenziellen Kunden des Unternehmens psychologisch geschult, damit sich der Gast bei seinem Besuch rundherum wohl fühlen kann. Auch für interne Mitarbeiter sollten diese Soft-Skills gelten, wenn sie auf einer Messe eingesetzt werden. Das gilt auch für die Motivation jedes einzelnen Mitarbeiters, denn längere Messen können schnell für viel Stress sorgen. Abgewiesene und gar verärgerte Kunden oder Gäste kann sich angesichts des hohen Wettbewerbsdruck kaum ein Unternehmen leisten. Daher sollte sich die gesamte Aufmerksamkeit des Personals auf eine professionelle Betreuung der Kunden und Gäste am Messestand ausrichten.

Das Fazit

Nur ein gut ausgebildetes, professionelles und mit entsprechenden Soft-Skills ausgestattetes Messepersonal kann dazu beitragen den Unternehmenserfolg langfristig und nachhaltig zu sichern. Der Stand auf einer Messe kommt einem Aushängeschild des Unternehmens gleich. Auf diese Aufgabe sollten interne und externe Mitarbeiter besonders vorbereitet sein und sich bei der passenden Aufgabenverteilung sinnvoll und bestens ergänzen.

Beim Messepersonal können wir Sie zwar nicht unterstützen, aber umso mehr bei der Verkaufsförderung mit mobilen Messesystemen. Haben Sie Fragen zu unseren Produkten? Dann steht Ihnen unser kompetentes Team sehr gerne für Ihre Anfrage zu Verfügung!

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